La conformité

L'objectif de la gestion de la conformité de Witzenmann est le respect des réglementations légales, des directives internes de l'entreprise ainsi que des principes éthiques de base et des standards internationaux en vigueur dans le monde entier pour le groupe Witzenmann.

Le CMS englobe l'ensemble du groupe Witzenmann. Il est axé sur les activités commerciales et les exigences de Witzenmann et vise en premier lieu les unités identifiées comme pertinentes pour Witzenmann dans le cadre de l'analyse de non-conformité. Les droits de l'hommes, la protection de l'environnement, la protection des données, la conformité des produits, les lois anti-trust, la prévention de la corruption, la prévention du blanchiment de l'argent, le contrôle des exportations et les réglementations sur les sanctions sont les points forts particuliers du travail sur la conformité chez Witzenmann.

La base des activités commerciales de Witzenmann est constituée par un comportement conforme aux lois, intègre et éthique. Celui-ci est défini dans la code de conduite (Code of Conduct) de Witzenmann.

La direction et les cadres dirigeants de Witzenmann l'embrassent pleinement et le suivent montrant ainsi l'exemple à leur collaborateurs (« Tone from the Top/Middle »).

Les collaborateurs ont à tout moment la possibilité de s'adresser à leurs supérieurs hiérarchiques, à la direction ou aux responsables de la conformité pour toutes questions concernant la conformité ainsi que pour toute information sur les risques et les irrégularités. De même, tous les collaborateurs ont un système d'alerte à leur disposition qui garantit une protection particulière aux personnes faisant une signalisation.

La conformité fait partie des fonctions de tous les cadres dirigeants de l'entreprise. Au moyen de mesures organisationnelles, en particulier en prévoyant des processus adaptés et transparents ainsi qu'en mettant les ressources nécessaires à disposition, ils garantissent que le déploiement du CMS dans l'ensemble du groupe Witzenmann.

Le service juridique et de conformité de Witzenmann GmbH est responsable du CMS et fait des rapports réguliers et, si nécessaires, immédiats et directs aux directeurs compétents. Le service juridique et de conformité développe des standards de gestion de la conformité valables pour l'ensemble du groupe et conseille les différentes unités de l'entreprise en sa qualité d'interlocuteur principal pour toutes les questions de conformité.

Le service juridique et de conformité bénéficie alors du soutien du réseau mondial de conformité du groupe Witzenmann. Chaque filiale internationale a son propre interlocuteur de conformité local. Il aide la direction à respecter les règles et à mettre la gestion de la conformité en œuvre sur place, en particulier en ce qui concerne l'implémentation des standards de l'ensemble du groupe et le respect du droit local en vigueur.

Les analyses des risques de non-conformité constituent la base de la gestion des risques de non-conformité chez Witzenmann. Dans le cadre de ces analyses des risques de non-conformité régulières, l'organisation fait l'objet d'un examen systématique des risques de non-conformité. Les risques identifiés sont cernés, analysés et évalués.

Cette analyse régulière des risques de non-conformité est complétée par des contrôles et des évaluations des risques spécifiques au cas si une situation particulière l'exige.

Sur la base des risques de non-conformité identifiés, Witzenmann développe et implémente des principes et des mesures destinés à réduire les risques d'infraction à la conformité. Parmi ceux-ci, on compte :

• le code de conduite de Witzenmann pour les collaborateurs,
• le code de conduite de Witzenmann pour les fournisseurs,
• les directives et codes pratiques thématiques spécifiques,
• les instructions de processus, de travail et d'organisation,
• le contrôle des partenaires commerciaux,
• les formations, les programmes d'apprentissage en ligne et les ateliers,
• le système d'alerte confidentiel et, sur demande, anonyme,
• l'offre de conseil sur les questions de conformité.

Witzenmann informe ses collaborateurs et ses partenaires commerciaux des standards de conformité en vigueur dans l'entreprise au moyen de plusieurs voies de communication telles que, entre autres, les mémos internes de la direction et du service juridique et de conformité, les entretiens personnels, les réponses aux demandes de clients ainsi que les publications sur l'Intranet et Internet.

Les collaborateurs de Witzenmann suivent des formations sur des sujets de conformité pertinents pour eux à intervalles réguliers. Ils apprennent alors comment se comporter conformément aux règles et avec intégrité dans leur quotidien professionnel. Ce programme de formations axé sur les besoins comprend des cours aussi bien en présentiel qu'en ligne.

Dans le cadre des analyses des risques effectuées régulièrement, les contenus de conformité sont expliqués lors d'entretiens personnel avec les cadres dirigeants des unités correspondantes de l'entreprise. Les cadres dirigeants peuvent alors exposer les risques de conformité dans leurs propres unités et poser des questions aux experts en la matière.

Tous les collaborateurs et tous les organes de Witzenmann ont de plus à tout moment la possibilité de consulter l'expertise du service juridique et de conformité sur des questions de conformité. Il est possible d'avoir également recours au besoin à des conseillers juridiques experts dans ce domaine.

Witzenmann vérifie en continu que son CMS est efficace et adapté et ne nécessite pas de modification. En cas de nouvelles exigences légales, de changements des risques ou d'apparition de nouveaux risques, le système est alors adapté à la nouvelle situation. Pour cela, des catalogues de mesures et des processus sont développés puis mis en œuvre.

Les informations obtenues des résultats des analyses des risques de conformité, des révisions, des suggestions des collaborateurs et des cadres et, le cas échéant, les signalements issus du système d'alertes sont utilisées pour développer et améliorer le système en continu.